مدیریت امور دانشجویی دانشگاه ضمن عرض تبریک و خوش آمدگویی به دانشجویان عزیز جدیدالورود توجه ایشان را به موارد ذیل جلب می‌ نمایند:

دانشجویان جدیدالورود (نیمسال اول تحصیلی 96-95) روزانه مقطع ارشد آزمون سازمان سنجش وزارت علوم، آزمون وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكی و پذیرفته‌شدگان برگزیدگان علمی  متقاضی خوابگاه مجردی برادران و خواهران لازم است به موارد زیر توجه داشته باشند:

بخش 1؛
موارد عمومی:

1. كلیه مراحل مربوط به ثبت اطلاعات و ارسال مدارك مربوط به پذیرش و ثبت‌نام (مدیریت آموزشی)، تقاضای خوابگاه (مدیریت امور دانشجویی) و استعداد درخشان ( فقط متقاضیان خوابگاه) از طریق سامانه جامع گلستان انجام می‌شود و لینك ورود به سامانه گلستان به همراه شناسه كاربری و رمز عبور در اطلاعیه مدیریت آموزشی اعلام شده است. خواهشمند است قبل از شروع به كار، کلیه راهنماهای مربوط به سیستم گلستان با دقت مطالعه شود.
2. به علت محدودیت خوابگاه‌های مجردی واگذاری خوابگاه بر اساس امتیازبندی است. لذا دانشجویانی که بالاترین امتیاز را کسب نمایند در اولویت اسکان خواهند بود و به سایر دانشجویان روزانه، در صورت فراهم شدن اتاق خالی به تدریج خوابگاه تعلق خواهد گرفت.
3. واگذاری خوابگاه مجردی خواهران و برادران از تاریخ 95/06/24 و به تدریج خواهد بود. در ضمن مکان خوابگاه‌های دانشگاه در سایت دانشکده کشاورزی و سطح شهر تهران می‌باشد که بر اساس امتیازات کسب شده به دانشجویان اختصاص می‌ یابد.
4. دانشجویان متقاضی خوابگاه لازم است با (اداره خوابگاه‌ها و اداره وام‌های دانشجویی) دانشگاه مقطع تحصیلی قبلی تسویه حساب و یا دفترچه اقساط دریافت نموده باشند تا ثبت اطلاعات دانشجویی در اتوماسیون صندوق‌های رفاه دانشجویان امکان‌پذیرشود. به دانشجویانی که در مقطع قبلی با صندوق رفاه دانشجویان تسویه ننموده باشند و یا قسط معوقه و یا جریمه به آنان تعلق گرفته باشد خوابگاه و وام تعلق نمی‌ گیرد.
5. با توجه به تفاوت متن تعهد محضری صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری با وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكی، لازم است دانشجویان محترم در دفتر اسناد رسمی در این خصوص دقت كافی داشته باشند تا متن تعهد طبق نمونه مربوط تهیه شود در غیر این صورت تعهد محضری فاقد اعتبار خواهد بود.
   • اینجا را کلیک کنید - فرم سند تعهد محضری رشته‌های تحصیلی مربوط به وزارت علوم، تحقیقات و فناوری
     دانشجویان وزارت علوم باید نسبت به تکمیل سند تعهد محضری وزارت علوم در دفتر خانه اسناد رسمی اقدام کرده و سند را در هنگام ثبت نام الکترونیکی در سیستم گلستان در قسمت مربوطه آپلود نمایند. قابل ذکر است که برای این دسته از دانشجویان تصویر برابر اصل سند تعهد محضری مقاطع تحصیلی قبلی، در صورتی كه در متن آن "برای استفاده در مقاطع تحصیلی بعدی" نیز قید شده باشد، قابل قبول است.
   •  اینجا را کلیک کنید - فرم سند تعهد محضری رشته‌های تحصیلی مربوط به وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی
     دانشجویان وزارت بهداشت باید نسبت به تکمیل سند تعهد محضری وزارت بهداشت در دفتر خانه اسناد رسمی اقدام کرده و سند را در هنگام ثبت‌نام الکترونیکی در سیستم گلستان در قسمت مربوطه آپلود نمایند. لازم به ذکر است که این دسته از دانشجویان باید در هر مقطع تحصیلی تعهد محضری جدید ارائه نمایند.
   • توجه نمایید که در متن تعهد محضری آدرس، پلاک، تلفن، شغل و کدپستی ضامن باید به طور دقیق قید شده باشد. در غیر این صورت تعهد محضری غیرمعتبر خواهد بود. در ضمن ضامن باید کارمند شاغل رسمی یا پیمانی و یا “قراردادی با گواهی کسر از حقوق”و “بازنشستگان با گواهی کسر از حقوق” باشد.
   • دانشجویان محترم توجه نمایند که در صورت عدم آپلود سند تعهد محضری، درخواست خوابگاه ایشان به دلیل نقص مدرک پذیرفته نخواهد شد.
6. حداکثر مهلت استفاده از خوابگاه در صورت وجود شرایط اسکان برای مقطع کارشناسی ارشد پایان ترم چهارم تحصیلی و مقطع دکتری پایان ترم هشتم تحصیلی است و قابل تمدید نخواهد بود.
7. پرداخت اجاره بهاء خوابگاه در ابتدای هر ترم به طور منظم الزامی است تا تمدید سکونت انجام شود. در غیر اینصورت سکونت تمدید نخواهد شد.
8. برای دانشجویانی که به هر دلیلی بعد از مهلت ثبت‌نام مراجعه نمایند امکان امتیازبندی مقدور نخواهد بود و لذا نام آنان بر اساس تاریخ درخواست در انتهای لیست متقاضیان خوابگاه قرار خواهد گرفت.
9. تامین وسایل شخصی اعم از پتو، ملحفه، دمپایی، بالش، و تشک بر عهده دانشجو است.
10. پرداخت هزینه خدمات رفاهی به مبلغ  60/000 تومان برای مقطع دکتری و 40/000 تومان برای مقطع ارشد در ابتدای سکونت الزامی است. دانشجویانی که تقاضای خوابگاه آنان پذیرفته شود و اسامی آنان از طریق سایت معاونت دانشجویی اعلام شود باید نسبت به پرداخت این مبلغ از طریق سیستم جامع گلستان اقدام نمایند. نحوه پرداخت هزینه  رفاهی در سیستم گلستان 
11. با توجه به محدود بودن تعداد خوابگاه‌های متاهلی، به برادران دانشجوی ورودی 95 در صورت كسب شرايط لازم، بر اساس ضوابط وام ودیعه مسکن پرداخت خواهد شد.

بخش 2؛
مدارک مورد نیاز متقاضیان خوابگاه مجردی برادران و خواهران ( نیمسال اول تحصیلی 96-95) جهت آپلود در سیستم گلستان:

1. برای تکمیل فرم درخواست خوابگاه در سیستم گلستان ضرورت دارد مستنداتی که در ذیل ذکر می‌شود از قبل اسکن شده و فایل‌های مربوطه در زمان تکمیل پرونده الکترونیکی پیوست شود (از تاريخ 95/06/15 تا 95/06/21). آپلود مدارک ستاره‌دار اجباری است.
2. دانشجویان عزیز، آپلود مدارک را ترجیحاً در روزهای اول ثبت‌نام انجام دهید تا در صورت وجود ایراد در مدارک فرصت تصحیح و آپلود مدرک صحیح را داشته باشید.
3. ارائه مدرکی مبنی بر تسویه حساب با صندوق رفاه دانشجویان :
   • صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری:
     -- اسکن آخرین قسط پرداختی از دفترچه اقساط در صورت استفاده از وام یا خوابگاه دانشجویی در مقطع تحصیلی قبل و آپلود آن در سیستم گلستان؛
     -- یا مراجعه به سایت صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم، قسمت پورتال دانشجویی صندوق رفاه، وارد کردن کدملی خود (با خط تیره) به جای کاربر و گذرواژه، ملاحظه وضعیت تسویه حساب خود با صندوق، دانلود فایل الکترونیکی و سپس آپلود آن در سیستم گلستان.
   • صندوق رفاه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی:
     -- اسکن آخرین قسط پرداختی از دفترچه اقساط در صورت استفاده از وام یا خوابگاه دانشجویی در مقطع تحصیلی قبل و آپلود آن در سیستم گلستان؛
     -- آپلود فایل الکترونیکی برگه تسویه حساب با صندوق رفاه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی که از کلیه دانشگاه‌های علوم پزشکی قابل دریافت است.
4. سند تعهد محضری :
   • سند تعهد محضری صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم برای دانشجویان رشته‌های تحت پوشش وزارت علوم (رشته‌های غیرپزشکی)؛
   • سند تعهد محضری صندوق رفاه دانشجویان وزارت بهداشت برای دانشجویان رشته‌های تحت پوشش وزارت بهداشت (رشته‌های گروه پزشکی)؛
   • دانشجویان محترم جدیدالورود (نیمسال اول تحصیلی 96-95) متقاضی خوابگاه مجردی برادران و خواهران لازم است توجه داشته باشند که در صورت عدم ارسال سند تعهد محضری و گواهی موید تسویه حساب با صندوق رفاه دانشجویان به ایشان خوابگاه تعلق نخواهد گرفت. بدیهی است دانشجویانی که در مقطع قبلی از تسهیلات صندوق رفاه دانشجویی استفاده ننموده و یا در حال حاضر بدهی به آن صندوق ندارند نیازی به ارسال گواهی موید تسویه حساب با صندوق رفاه دانشجویان ندارند.
5. تصویر صفحه اول شناسنامه
6. تصویر کارت ملی (پشت و رو)
7. در صورت داشتن هر یک از گواهی‌های ذیل آن را در سیستم گلستان آپلود نمایید:
   • گواهی ثبت اختراع از سازمان پژوهش‌های علمی صنعتی ایران
   • گواهی اشتغال به کار (دولتی رسمی، دولتی پیمانی و دولتی قراردادی)
   • گواهی نویسنده پایان نامه برتر دانشجویی
   • گواهی نویسنده کتاب برتر سال دانشجویی
   • گواهی تألیف کتاب، ترجمه کتاب و پذیرش یا چاپ مقاله در مجلات علمی و پژوهشی معتبر داخلی یا خارجی و ارائه و پذیرش مقاله در همایش‌های خارجی و داخلی
   • گواهی معدل موثر در پذیرش (معدل 17 به بالا)
   • گواهی کسب رتبه اول تا سوم در تیم‌های ملی یا دانشگاهی
   • گواهی خانواده شهید، فرزند شهید، رزمنده، آزاده، فرزند آزاده، جانباز و با فرزند جانباز
   • گواهی فوت پدر
   • گواهی سرپرست خانوار
   • گواهی مربوط به هر گونه معلولیت یا نقص عضو
   • هر گونه گواهی مربوط به داشتن بیماری خاص
   • گواهی کمیته امداد یا سازمان بهزیستی

بخش 3؛
دانشجویانی که شامل آیین نامه استعداد درخشان می‌شوند و متقاضی خوابگاه مجردی خواهران و برادران هستند لازم است مدارک ذیل را آپلود نمایند:

1. گواهی‌ مربوط به دانشجوی نمونه کشوری
   • رشته تحصیلی واجدان شرایط با رشته تحصیلی مقطع کارشناسی ارشد تناسب داشته باشد و گواهی از معاونت دانشجویی وزارت علوم یا وزارت بهداشت صادر شده باشد. همچنین از ارسال گواهی نمونه دانشگاهی خودداری شود.
2. گواهی مربوط به کسب رتبه اول تا سوم در مرحله نهایی المپیادهای علمی دانشجویی
   • در صورت ورود به همان رشته برگزیده یا رشته‌های مرتبط باشد و از ارسال کارنامه مرحله اول المپیاد علمی دانشجویی و هرگونه گواهی غیرمرتبط خودداری شود.
3.  گواهی مربوط به برگزیده رتبه اول تا سوم نهایی جشنواره‌های بین‌المللی خوارزمی، جوان خوارزمی، رازی و فارابی
   • برای ورود به رشته و یا گروه آموزشی مرتبط با طرح ابتکاری خود یا زمینه‌ای که در آن برگزیده شده‌اند با مشارکت حداقل 51 درصدی و کسب رتبه در زمان تحصیل در مقطع کارشناسی ملاک عمل می‌باشد.
4. گواهی مربوط به کسب رتبه اول مسابقه‌ها و جشنواره‌های معتبر علمی، بین‌المللی
   • برای ورود به رشته و یا گروه آموزشی مرتبط با طرح ابتکاری خود یا زمینه‌ای که در آن برگزیده شده‌اند با مشارکت حداقل 51 درصدی و کسب رتبه در زمان تحصیل در مقطع کارشناسی ملاک عمل می‌باشد.
5. گواهی مربوط به کسب مدال طلای کشوری در المپیادهای دانش آموزی به شرط کسب معدل 17 در مقطع کارشناسی
   • رشته تحصیلی واجدان شرایط و رشته تحصیلی مقطع کارشناسی تناسب داشته باشد.
6. گواهی کسب رتبه‌های برتر آزمون‌های سراسری مقطع کارشناسی مطابق مصوبه بنیاد ملی نخبگان به شرط کسب معدل 17 در مقطع کارشناسی
   • رتبه کشوری در آزمون سراسری سازمان سنجش (کنکور سراسری) 100 نفر اول در گروه آزمایشی ریاضی فیزیک، 50 نفر اول در گروه علوم تجربی، 50 نفر اول در گروه علوم انسانی، 20 نفر اول در گروه هنر. رشته تحصیلی واجدان شرایط با رشته تحصیلی مقطع کارشناسی تناسب داشته باشد.

بخش 4؛
مراحل تکمیل و ثبت درخواست خوابگاه در سیستم جامع گلستان:

1. چنانچه دانشجو متقاضی خوابگاه باشد لازم است پس از ورود به فرم پذیرش غیرحضوری دانشجویان جدید‌الورود و انجام مراحل مربوط به آموزش با انتخاب مرحله تقاضای خوابگاه از مراحل پذیرش اقدام به ثبت درخواست خوابگاه خود نماید.
2. پس از ثبت درخواست، مرحله عملیات درخواست خوابگاه به دانشجو نشان داده می‌شود. با انتخاب این مرحله دانشجو وارد فرم "عملیات درخواست خوابگاه در ترم ورود دانشجو" می‌ شود.
3. در این صفحه سه مرحله به شرح ذیل رویت می‌شود:
   • مرحله اطلاعات خوابگاهی دانشجو: در این مرحله دانشجو باید نسبت به تکمیل و تایید صحت اطلاعات خود اقدام نماید. لازم است دانشجو پس از تکمیل اطلاعات، به فیلد: "اطلاعات فوق مورد تایید اینجانب می‌باشد" پاسخ مثبت داده و سپس دکمه اعمال تغییرات در پایین صفحه را کلیک کند. با زدن دکمه اعمال تغییرات این پیغام به دانشجو نمایش داده می شود: "کد4 : اطلاعات خوابگاهي شما توسط مديريت تاييد نشده و يا تاييد آن امکان پذير نيست. لطفا وضعيت خود را تا زمان تاييد اطلاعات توسط مديريت پيگيري نماييد." بعد از مشاهده این پیغام  با زدن دکمه بازگشت به صفحه قبلی بازگردید.
   • مرحله درخواست خوابگاه: در این مرحله دانشجو نخست نسبت به رعایت مقررات خوابگاه متعهد شده و سپس درخواست خود را ثبت کرده و دکمه اعمال تغییرات را کلیک می کند.  با زدن دکمه اعمال تغییرات این پیغام به دانشجو نمایش داده می شود: "کد4 : اطلاعات خوابگاهي شما توسط مديريت تاييد نشده و يا تاييد آن امکان پذير نيست. لطفا وضعيت خود را تا زمان تاييد اطلاعات توسط مديريت پيگيري نماييد."بعد از مشاهده این پیغام  با زدن دکمه بازگشت به صفحه قبلی بازگردید. دانشجويانی كه در مشاهده کامل این صفحه دچار مشكل هستند، توجه نمایند که براي رفع مشكل باید از مرورگر اينترنت اكسپلورر به روز شده (update) نسخه 9 به بالا براي اتصال به سيستم گلستان استفاده نمايند. دانشجویان عزیز همچنین توجه فرمایید که چون درخواست خود را در ترم اول سال تحصیلی 96 -95 ارائه می‌‎دهید، در انتهای فرم درخواست خوابگاه نیز باید عبارت "اینجانب متقاضی خوابگاه جهت نیمسال اول تحصیلی 96-95 می‌ باشم" را تایید و کلید اعمال تغییرات را انتخاب نمایید.
   • مرحله ارسال فایل مدارک: در این مرحله دانشجو باید مدارک مورد نیاز را ارسال نماید و توجه داشته باشد که حجم مدارک باید بینkB120  تا KB250 و وضوح ان از pi 120  تا dpi150 باشد. فرمت مدارک باید jpg باشد و در هر مورد مدرک آپلود شده نباید بیشتر از یک صفحه باشد.
4. پس از انجام این مراحل دانشجو با زدن کلید بازگشت، به صفحه "پذیرش غیرحضوری دانشجویان جدید‌الورود" بازگشته و مراحل ثبت نام را ادامه می‌دهد.
5. از طريق لینک "وضعيت مدارک درخواست خوابگاه" در صفحه پذیرش غیرحضوری دانشجویان جدید‌ الورود، دانشجو می‌ تواند از آخرین وضعيت مدارك بارگذاري شده خود در سيستم جامع گلستان مطلع شود.
6. دانشجویان متقاضی خوابگاه باید اصل سند تعهد محضری خود را در روز مراجعه حضوری به همراه داشته و به نماینده امور دانشجویی تحویل نمایند. در غیر این صورت تحویل خوابگاه به ایشان ممکن نخواهد بود.
7. توجه داشته باشید که پس از چاپ گواهی پذیرش غیرحضوری امکان اعمال هر گونه تغییر در فرم‌های سیستم از دانشجو سلب خواهد شد.
8. دانشجویان محترم توجه داشته باشند که فقط تا ساعت 24 روز 95/06/21 مجاز به ثبت درخواست خوابگاه در سیستم گلستان هستند و عواقب تأخیر در ثبت درخواست خوابگاه بر عهده دانشجو خواهد بود.
9. دانشجویان عزیزی که موفق به ثبت اطلاعات در فرم‌های الکترونیکی گردیدند متعاقباً (24 شهریور ماه) می‌توانند با مراجعه به سیستم جامع گلستان و ورود به مرحله: "عملیات درخواست خوابگاه" خوابگاه و اتاق اختصاص یافته به خود را رویت نمایند.
10. برای دریافت پاسخ سوالات مرتبط با ثبت درخواست خوابگاه در سیستم گلستان در ساعات اداری روزهای غیرتعطیل (8 الی 12.30 و 1.30 الی 15) با شماره تلفن 82884062 تماس حاصل فرمایید.
11. برای دریافت پاسخ سوالات مرتبط با سند تعهد محضری در ساعات اداری روزهای غیرتعطیل (8 الی 12.30 و 1.30 الی 15) با شماره تلفن 82884163 یا 82883289 یا 82883153 تماس حاصل فرمایید.